Arkivering av permisjonssaker fra selvbetjeningsportalen i ephorte

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 10.03.2022

Endringer fra tidligere versjoner av denne veiledningen

Innledning

Fagspesialister skal arkivere i ephorte alle permisjonssaker etter at de er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen.

Også saker hvor permisjonssøknaden er blitt avslått, skal arkiveres i ephorte. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor leder aldri tar stilling til permisjonssøknaden, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon.

Dokumentet som skal arkiveres, er PDF-filen med permisjonssøknaden og merknader (eksportert fra selvbetjeningsportalen) samt eventuelle vedlegg til søknaden. Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten (se nedenfor).

Oppsummering av prosessen

  1. Den ansatte sender inn permisjonssøknaden i selvbetjeningsportalen.
  2. Fagspesialist kontrollerer permisjonssøknaden i selvbetjeningsportalen. Fagspesialisten kan avklare ting med den ansatte i selvbetjeningsportalen (som da blir blir til merknader til permisjonssøknaden).
  3. Leder godkjenner permisjonssøknaden i selvbetjeningsportalen. Den ansatte får beskjed på e-post.
  4. Fagspesialist henter ut et PDF-dokument med permisjonssøknaden fra selvbetjeningsportalen og importerer det til ephorte som et utgående brev (dokumenttype U) fra enheten den ansatte tilhører. Den ansatte er ekstern mottaker, i tillegg kan brevet ha én eller flere interne mottakere (som får restanse).

De interne mottakerne avskriver permisjonssøknaden ved å ta den til etterretning eller på en annen måte.


Slik går du frem for å arkivere en permisjonssøknad i ephorte:

1 Bytt til rollen «Fagspesialist 2179»

For å kunne gjøre det som står nedenfor, må du være pålogget som «Fagspesialist 2179». Fagspesialister har fått denne rollen i stedet for «Saksbehandler 2179».

Ignorer at det står «Saksbehandler 2179» i noen skjermbilder nedenfor.

2 Sjekk om det allerede finnes en sak

  1. Velg «Standard søk» og klikk på ikonet med forstørrelsesglasset.
  2. Søk etter: Velg Saksmapper/Mapper.
  3. Tittel: Skriv inn «fornavn etternavn permisjon». Utelat eventuelle mellomnavn når du søker.

Dersom du får treff, sjekk om saken(e) gjelder samme arbeidsforhold. I så fall gjenbruker du den: Åpne saken og gå rett til steget for å opprette en journalpost.

Finner du ingen sak (for dette arbeidsforholdet), oppretter du en ny som beskrevet nedenfor.

3 Eventuelt: Opprett sak (personalmappe)

3.1 Åpne vinduet for å opprette en ny sak

Klikk på mappeikonet på verkøylinjen. (Dersom det ikke står «Ny saksmappe» i menyen til høyre, velger du det først.)

3.2 Fyll inn sakstittel og skjerm navnet

  1. Fyll inn sakstittel: Den har formatet «Etternavn, Fornavn Mellomnavn - Permisjon».
  2. Marker navnet til personen, høyreklikk og merk teksten som skjermet. Den blir da rød.

3.3 Velg arkivdel «PERSONAL»

Skriv «personal» i feltet for arkivdel hvis det ikke allerede står der.

3.4 Fyll inn klassering

Under fanen «Klassering» fyller du ut feltene som følger:

Første rad:

  1. Uoff: Hak av boksen. Ellers vises ansattnummeret i offentlig journal.
  2. Prinsipp: Velg «Ansattnummer» i menyen.
  3. Ordn.verdi: Kopier ansattnummeret fra selvbetjeningsportalen/SAP og lim det inn i kolonnen. Ikke utelat 0-tallet i begynnelsen. Det skal ha åtte siffer. Flytt markøren til neste kolonne.
  4. Beskrivelse: Som regel vil navnet automatisk dukke opp i kolonnen. Hvis ikke skriver du det inn selv. Rekkefølgen er fornavn mellomnavn etternavn.

Andre rad:

  1. Prinsipp: «Arkivnøkkel UiB» er forhåndsvalgt. La den stå.
  2. Ordn.verdi: Skriv inn ordningsverdi 214.8 («Permisjoner med/uten lønn»).

3.5 Fyll inn saksbehandlende enhet og tilgangskode

Stegene nedenfor beskriver den raskeste måten å sette verdiene på. Men du kan alltid klikke på forstørrelsesglasset til høyre for hvert av feltene for å søke blant tilgjengelige verdier.

Velg fanen «Ansvarlig/tilgang» og gjør følgende:

  1. Adm.enhet: Skriv inn den firesifrede stedkoden til den administrative enheten personen tilhører (eller den nærmeste overordnede enheten i ephorte, for eksempel avdeling dersom seksjonen ikke finnes), og gå til neste felt. Enhetsnavnet (og journalenhet) fylles inn automatisk.
  2. Saksansvarlig: Fjern innholdet i feltet. Saken skal være ufordelt.
  3. Tilgangskode: Skriv «p» og gå til neste felt. Navnet på tilgangskoden og hjemmel fylles inn automatisk.
  4. Hjemmel u.off: Slett innholdet, Skriv inn «p*» (p stjerne) og gå til neste felt. Da fylles hjemmelen «Personalmappe» inn automatisk.

3.6 Lagre

Velg «Lagre» øverst i vinduet. Saken opprettes og vises i hovedvinduet.

4 Opprett journalpost

Permisjonssøknaden skal arkiveres som en utgående journalpost (fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen.)

NB: Noen skjermbilder viser inngående journalpost, noen viser internt notat. Men det er utgående journalpost som er riktig.

Klikk på ikonet for saken, og velg «Ny journalpost», så «Ny utgående» i menyen.

4.1 Fyll inn metadata

Fyll ut feltene som følger:

  1. Innhold: Skriv «Søknad om permisjon (med godkjenning fra leder) - [permisjonskode]», hvor [permisjonskode] er den tre- eller firesifrede koden i selvbetjeningsportalen, for eksempel 166 eller 430.

    (Eller «Søknad om permisjon (med avslag fra leder) - [permisjonskode]» dersom det var utfallet, eller «Søknad om permisjon (uten avgjørelse fra leder) - [permisjonskode]» dersom det var utfallet.)

  2. Adm.enhet og Saksbehandler: Skal være henholdsvis 2179 og deg.

  3. Tilgangskode og Hjemmel u.off:

  4. Eksterne mottakere: Hak av for person og skriv inn navnet til den ansatte i feltet «Navn». De andre feltene lar du stå tomme.

  5. Interne mottakere: Gå til fanen «Interne mottakere» og fyll ut feltene som følger:

    1. I første rad
      • fjerner du haken for kopi (ellers får mottakeren ingen restanse)
      • setter du inn koden til fakultet (eller HR-avdelingen dersom personen er ansatt i sentraladministrasjonen)
        Unntak: Søknader om foreldrepermisjon skal ha 2170 (økonomiavdelingen) som intern mottaker.
    2. I andre rad
      • haker du av for kopi
      • setter inn koden til den administrative enheten personen tilhører
        Tilhører personen enheten som allerede er intern mottaker, lar du denne raden stå tom.
    3. I tredje rad: Ved permisjonskode 460 (pleiepenger) og 461 (opplæringspenger) skal også 2170 være kopimottaker.

Mange felt har et forstørrelsesglass på høyre side. Ved å klikke på det kan du søke opp mulige verdier som kan stå i det feltet.

I følgende tilfeller skal permisjonssøknader ha en tilgangskode:

Dersom permisjonssøknaden inneholder fødselsnummer eller lignende:

Dersom permisjonssøknaden inneholder helseopplysninger:

Dersom permisjonssøknaden inneholder andre taushetsbelagte opplysninger (om personkonflikter, tjenesterelaterte reaksjoner eller lignende):

Se arkiwiki for mer om tilgangskoder og skjerming i ephorte.

Til slutt velger du «Lagre og nytt dokument».

4.2 Last opp permisjonssøknaden og eventuelle vedlegg

NB: Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten (se nedenfor).

Dobbeltklikk på «Hent fil fra disk». Velg deretter filen du lagret fra selvbetjeningsportalen.

Dersom søknaden har vedlegg, mellomlagrer du også det/dem og laster det/dem opp.

Har søknaden flere vedlegg, kan du velge «Importer filer» for å laste opp alle på én gang.

4.3 Legg til merknad om ekspedering

  1. Velg fanen «Merknad», klikk på ikonet foran fanenavnet og velg «Ny merknad»

Legg til en merknad hvor det står:

Dokumentet er blitt sendt fra selvbetjeningsportalen.

4.4 Ved behov: Legg til merknad med merknader som ikke er kommet med i PDF-dokumentet

Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten.

  1. Velg fanen «Merknad», klikk på ikonet foran fanenavnet og velg «Ny merknad»

  2. Lim inn resten av merknadene i selvbetjeningsportalen og velg «Lagre»:

4.5 Ferdigstill journalposten (merk den som ekspedert)

Klikk på ikonet for journalposten. Da åpnes redigeringsvinduet for journalposten.

Endre «Status ID» til «E - Ekspedert» og velg «Lagre» øverst i vinduet.

Ferdig!