Universalskjema: Lag skjemalenker for å motta henvendelser

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 30.05.2021

Denne veiledningen beskriver hvordan du kan lage en lenke som peker til et enkelt skjema. Skjemaet har et fritekstfelt og mulighet for å laste opp vedlegg (se bilde nedenfor).

De som åpner denne lenken, kan fylle ut og sende inn skjemaet. Det importeres automatisk til saken du velger, som en inngående journalpost med tittlen og tilgangskoden du bestemmer.

Samme lenke kan brukes av flere. Og du kan lage flere lenker som peker til hver sin sak og har sin egen journalposttittel. Slik kan skjemaet erstatte mange av de henvendelsene som ellers går via postmottaket.

NB: Den som skal sende inn et skjema, må ha BankID eller være student ved UiB. (Feide-pålogging kommer.)

For tilrettelegginssaker finnes det en spesiell variant av universalskjemaet. Les mer her.

Fordeler

Lett å lage skjema, lett å sende dem inn. Du bestemmer sak, journalposttittel og tilgangskode.

Skjemaet …

Lag skjemalenke (saksbehandler)

  1. Noter deg saksnummeret til saken det utfylte skjemaet skal arkiveres i. Eventuelt oppretter du en ny.
  2. Åpne lenkegeneratoren: https://digiforms.uib.no/lenkegenerator
  3. I nedtrekksmenyen for skjema velger du «Du velger sak og JP-tittel, i skjemaet kan innsender skrive tekst og legge ved filer».
  4. Oppgi saksnummeret. Dobbeltsjekk at det stemmer.
  5. Velg målform/språk for skjemaet.
  6. Oppgi tittelen journalposten skal ha. Formuler den med omhu og gjør en arkivar glad. :). Dette blir også tittelen for skjemaet, se skjermbilde nedenfor.
    NB: Vær oppmerksom på at denne tittelen ikke skjermes selv om journalposten har tilgangskode.
  7. Velg eventuell tilgangskode journalposten skal ha.
  8. Kopier lenken som beskrevet og gi den til den/dem som skal sende inn skjemaet.

NB: Pass på at lenken du gir fra deg, har formatet http://digiforms.uib.no/ettersending/[saksår]/[sekvensnummer]/Innsending/[tilgangskode/[journalposttittel].

Når du åpner en slik lenke i nettleseren, endres lenken i nettleseren til https://digiforms.uib.no/digiforms/htmlViewer?xsessiontag=1072183197 eller lignende. En slik lenke kan ikke brukes av andre. De vil få en feilmelding som den nedenfor.

Fyll ut skjema (innsender)

  1. Innsenderen åpner lenken og logger på med BankID (eller studentnummer).
  2. Innsenderen skriver inn tekst og/eller laster opp filer.
  3. Innsenderen sender inn skjemaet.

Det utfylte skjemaet importeres umiddelbart til saken du har valgt, som en journalpost med tittelen du har valgt. Hurra!