Arkiverings-ABC

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 20.03.2022

Hva skal arkiveres, og hva er viktig når en arkiverer?

Hvis ikke kan åpne lenkene til en veiledning på første forsøk, åpne dem i Edge.

Hva skal arkiveres i ephorte/Elements?

Se Arkivverkets Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter. Og merk at journalføringsplikten i vårt tilfelle også gjelder

Se artikkelen «Arkiveringsplikt og journalføringsplikt».

Hva er viktig når du arkiverer?

Oppsummert handler det om å sørge for at

Hvis du ikke gjør dette, må arkivtjenesten gjøre det. Det tar imidlertid lenger tid for oss som ikke kjenner saken. Det fører til at vi ikke rekker å gjøre de andre kontrolloppgavene vi har.

Gjenbruk saksmapper

Søk etter en eksisterende sak før du arkiverer noe

Veiledninger

Bruk beskrivende titler for saksmapper og og journalposter

Lag en beskrivende tittel for å sikre at det blir enkelt å finne igjen saken – både for deg og andre, for i dag og for fremtiden.

Tips: Tenk på hvilke ord det er naturlig å bruke hvis en vil finne saken.

Veiledninger

Personalmapper skal være i arkivdel PERSONAL

Når du oppretter en personalmappe, velg alltid arkivel PERSONAL («Personalarkiv for UiB»). Samme personalmappe skal ikke brukes for flere personer.

Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte dersom du er usikker.

Bruk riktig dokumenttype

Det er viktig at du velger riktig dokumenttype. Det er nemlig veldig omstendelig for arkivtjenesten å endre dette i etterkant:

Dokumenttype Bruksområde
Utgående Brev UiB sender til en ekstern mottaker
Inngående Brev UiB mottar fra en ekstern avsender
Internt notat (N) Både avsender og mottaker er intern, mottaker(e) får restanse og må avskrive det.
Internt notat (X) Kan være uten mottaker, og eventuelle mottaker(e) får ingen restanse. Brukes for eksempel for kontrakter.

⚠️ Dersom du importerer en lengre korrespondanse i én e-post: Velg internt notat (N eller X avhengig om noen skal ha restanse) og gi journalposten en beskrivende tittel (for eksempel «Korrespondanse med X om Y»).

Skjerm taushetsbelagte opplysninger

Du må bruke tilgangskode på journalposter med taushetsbelagte opplysninger. Ellers har alle ephorte-brukere tilgang til dokumentene.

Du må skjerme taushetsbelagte opplysninger i saks- eller journalposttittel. Ellers vil de være synlig i offentlig journal.

Opplysninger som ikke er taushetsbelagt, skal ikke skjermes, da de skal være synlig i offentlig journal. (Men journalposten kan ha en tilgangskode.)

Unntak: Navn i tittel på personalmapper skjermes alltid.

Se artikkelen «Tilganger og skjerming i ephorte»

Veiledninger

Ordforklaringer

Dokument

en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende1

Eksempler: Word-dokument, PDF-dokument, en bildefil, en e-post, en tekstmelding

Saksdokument

dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet2

Det vil si: alt en som ansatt i organet mottar, sender fra seg eller forfatter.

Journalpost

En journalpost er en registrering i som består av et saksdokument med eventuelle vedlegg og tilhørende opplysninger (metadata).

Det finnes forskjellige typer journalposter, såkalte dokumenttyper. De viktigste:

Inngående journalpost
Brev/saksdokument som organet mottar.
Utgående journalpost
Brev/saksdokument som organet sender.
Internt notat
Notat/saksdokument som sendes internt i organet: N-notat gir restanse, X-notat gjør ikke det.
Saksfremlegg
Saksdokument som skal legges frem for et styre eller utvalg

Saksmappe

Inneholder alle journalposter som tilhører samme aktivitet/prosess.

En aktivitet kan kan være å ansette noen eller å tilrettelegge studier for noen. Det er også en aktivitet når UiB gjør et innkjøp eller sender en henvendelse eller søknad til noen andre.

Hovedregelen er at det skal én mappe per aktivitet og objekt (personen blir skal ansettes, studenten det skal tilrettelegges for, vares som skal kjøpes, dispensasjonen det søkes om). Dette kalles enkeltsak. Der aktiviteter henger tett sammen dokumentmengden for hver aktivitet er liten, brukes ofte samlesaker.

Saker som gjelder ansatte, skal alltid være enkeltsaker. De oppbevares i en egen arkivdel (PERSONAL) hvor de er knyttet til personens ansattnummer. Dette er for å sikre at de blir behandlet riktig også på lang sikt.

Avskrivning/restanse

Du avskriver en journalpost du er mottaker av, når du har avsluttet behandlingen av den. En restanse er en mottatt journalpost som ikke er avskrevet.

Sakarkiv

Den delen av arkivet som inneholder saksdokumenter.

Spørsmål og tilbakemeldinger

Lurer du på noe om ephorte 6/Elements? Har du en tilbakemelding? Har du oppdaget en feil? Fortell oss gjerne om det ved å sende inn dette skjemaet.

Vi vil prøve å svare på alle henvendelser, og bruker tilbakemeldingene til å forbedre informasjonen til brukerne.

Er det en konkret brukerstøttehenvendelse? Ta kontakt med brukerstøtten.


  1. Forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav f. Offentlighetsloven § 4 første ledd og arkivloven § 2 bokstav a har samme definisjon.↩︎

  2. Offentlighetsloven § 4 annet ledd.↩︎