Digital forsendelser – hvordan unngå feil og hvordan rette feil

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 08.08.2022

Dette dokumentet beskriver kontrolloppgaver for dem som ekspederer brev og digital post, og hva en gjør når noe går galt.

Se denne veiledningen for en innføring i hva digitale forsendelser (digital post til virksomheter og innbyggere) er og hvordan du ekspederer brev elektronisk i ephorte.

Kontrolloppgaver for saksbehandler

  1. Kontroller etter sending at brevet ble sendt til alle mottakerne, det vil si at:

    For ephorte se denne veiledningen.

    I Elements hold musepekeren over navnet på mottakeren (i visningen for journalposten).

  2. Kontroller daglig at alle brev du har ekspedert, kunne leveres.

    Nederst i venstremenyen for saksbehandlere finner du søkene «Teknisk feil (SDP)» og «Under sending (SDP)». Kontroller jevnlig om nye journalposter kommer til her.

  3. Dersom en forsendelse får forsendelsesstatus «overføring feilet», se etter feilmeldinger i loggen

    1. Klikk på journalpostsymbolet for å åpne menyen, velg Funksjoner, så Vis logg.

      Loggvisningen åpnes:

    2. Om ingenting vises under fanen «Standard logg», klikk på den (fanen).

Nedenfor finner du en oversikt over feilmeldinger.

Feilmeldinger

Når en digital forsendelse feiler, får den forsendelsesstatus «overføring feilet». I Elements blir konvolutten foran navnet på mottakeren rød. Dersom journalposten har status E eller J, endres den tilbake til F.

Dette betyr at brevet ikke kunne leveres til mottakeren.

Alle forsendelsesmåter

Kan ikke levere digitalt, ugyldige verdier hos mottaker.

Feilen oppstår idet brevet skal ekspederes.

Feilmelding i loggen

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Kan ikke levere digitalt, ugyldige verdier hos mottaker. Vennligst sjekk verdiene og prøv på nytt.

Årsak

Én eller flere mottakerne ikke er søkt opp i folke- eller enhetsregisteret.

Løsning

Dokumentasjonsforvalter

Sett journalposten i status R og gi beskjed til saksbehandler.

Saksbehandler

Brevet kunne ikke sendes fordi mottakerne ikke er søkt opp i folke- eller enhetsregisteret. Vi har satt journalposten tilbake i status R.

Du må søke opp mottakere i folke- eller enhetsregisteret:

Ekspeder deretter forsendelsen som generell digital forsendelse:

Dersom mottakeren ikke finnes i folke- eller enhetsregisteret, brevet ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger eller fødselsnummer og ikke har tilgangskode, kan du ekspedere det som e-post:

Ellers må du sende brevet på nytt på en annen måte, utenfor ephorte. Oppdater da forsendelsesmåte og velg forsendelsesstatus «sendt»

Digital post til innbygger (digitalt og sendt til utskrift)

500 Internal Server Error

Feilen oppstår idet brevet skal ekspederes.

Feilmelding i loggen

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Dispatch to Kari Nordmann (000000*****) failed. Request failed. StatusCode: InternalServerError, ReasonPhrase: , RequestUri: ‘http://elt-uib-service.uhad.no:9093/api/messages/out’, Content: { “timestamp” : “2022-07-15T11:15:05.479+02:00”, “status” : 500, “error” : “Internal Server Error”, “exception” : “org.springframework.web.client.HttpServerErrorException$InternalServerError”, “message” : “500 : "{"timestamp":00000000000,"status":500,"error":"Internal Server Error","path":"/identifier/00000000000/process/urn:no:difi:profile:digitalpost:vedtak:ver1.0"}"”, “path” : “/api/messages/out” }

Årsak

Ukjent. Som regel bare en midlertidig feil.

Løsning

Dokumentasjonsforvalter eller saksbehandler

Ekspeder brevet til mottakeren på nytt:

Feiler det igjen med samme feilmelding? Søk opp samme mottaker på nytt i folkeregisteret og ekspeder brevet.

Feiler det igjen med samme feilmelding? Gi beskjed til per.gaustad@uib.no.

Returpostkvittering. … Klarer ikke å sende brev til mottaker via post

Dette skjer som regel noen dager etter at brevet ble ekspedert.

Feilmelding i loggen

SDP - FIKK STATUS RETURPOSTKVITTERING. TIL: + KARI NORDMANN - KLARER IKKE Å SENDE BREV TIL MOTTAKER VIA POST.

Årsak

Brevet ble sendt til utskrift, men kom i retur.

Løsning

Dokumentasjonsforvalter

Sett journalposten i status R og gi beskjed til saksbehandler.

Saksbehandler

Brevet er blitt sendt i retur fordi det ikke kunne leveres til mottakerens adresse. Vi har satt det tilbake i status R.

Du har fire valg:

  1. Du kan be mottakeren om å opprette digital postkasse (her: https://www.norge.no/nb/velg-digital-postkasse#) og/eller fjerne en eventuell reservasjon mot digital kommunikasjon (her: https://brukerprofil.difi.no/minprofil#). Når hen har gjort det, kan du ekspedere brevet på nytt som generell digital forsendelse:

  2. Du kan be mottakeren om en adresse hvor hen vet at hen kan motta post. Endre adressen manuelt og ekspeder brevet på nytt som beskrevet ovenfor.

  3. Dersom brevet ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger eller fødselsnummer og ikke har tilgangskode, kan du ekspedere det som e-post:

  4. Du kan sende brevet på nytt på en annen måte, utenfor ephorte. Oppdater da forsendelsesmåte og velg forsendelsesstatus «sendt»

Ta kontakt med brukerstøtten hvis du har spørsmål: https://www.uib.no/foransatte/96107/brukerst%C3%B8tte

Ingen feilmelding

Noen brev får status «overføring feilet» etter omtrent 24 timer. Før det har de forsendelsesstatus «sendt», ikke «levert» (NB: begge statusene har grønn konvolutt i Elements).

I noen tilfeller får brev status «overføring feilet» etter noen dager uten at det er noen feilmelding i loggen.

Feilmelding i loggen

Ingen. Men som regel kan du se i loggen at journalposten endret status til F omtrent 24 timer etter at den ble ekspedert.

Årsak

Løsning

Dokumentasjonsforvalter
Brev i retur

Dersom journalpostens status ble endret til F flere dager etter at den ble ekspedert, og forsendelsesmåten er «sikker digital post - sendt til utskrift», gjør som beskrevet i avsnittet «Returpostkvittering. … Klarer ikke å sende brev til mottaker via post».

Dokumentnavn med over 96 tegn

Dersom journalpostens status ble endret til F omtrent 24 timer etter at den ble ekspedert, sjekk om et dokumentnavn har mer enn 96 tegn. Det kan du for eksempel sjekke ved å lime navnet inn i Notisblokk/Notepad og se antall tegn når du har markøren bak siste tegn i navnet. Lengden på selve journalposttittelen spiller ingen rolle.

Forkorte i så fall for lange dokumentnavn og ekspeder brevet på nytt som «generell digital forsendelse»:

Forsikre seg om at det får forsendelsesstatus «levert».

Hvis journalposten fortsatt ikke får forsendelsesstatus «levert», gi beskjed til per.gaustad@uib.no.

Størrelse over 100 MB

Du kan sjekke om størrelsen på filene i journalposten er over 100 MB, ved å sammenstille dokumentene i journalposten og se hvor stor filen som kan lastes ned, er.

400 Bad Request: Receiver do not accept the document process

Feilmelding i loggen

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Dispatch to Kari Nordmann (000000*****) failed. Request failed. StatusCode: BadRequest, ReasonPhrase: , RequestUri: ‘http://elt-uib-service.uhad.no:9093/api/messages/out’, Content: { “timestamp” : “2022-07-14T15:47:36.631+02:00”, “status” : **400,** “error” : “**Bad Request**”, “exception” : “no.difi.meldingsutveksling.exceptions.ReceiverDoesNotAcceptProcessException”, “message” : “**Receiver do not accept the document process** urn:no:difi:profile:digitalpost:vedtak:ver1.0”, “path” : “/api/messages/out”, “description” : “Error looking up service record with document type ‘urn:no:difi:digitalpost:xsd:fysisk::print’ and parameters: SRParameter(identifier=00000000000, process=urn:no:difi:profile:digitalpost:vedtak:ver1.0, securityLevel=3, print=null, infoOnly=false, conversationId=de5e45e4-a99f-47e5-8eb1-fed836ac7f37)” }

Årsak

Brevet er forsøkt sendt til utskrift og inneholder sider som avviker mye fra stående A4-format (for eksempel PowerPoint-presentasjoner).

Løsning

Dokumentasjonsforvalter

Sjekk om brevet inneholder dokumenter som avviker mye fra stående A4-format (for eksempel PowerPoint-presentasjoner).

Følg i så fall veiledningen i avsnittet «Løs problemet og ekspeder på nytt» i dette dokumentet.

Ekspeder brevet til mottakeren på nytt som «generell digital forsendelse»:

Hvis du får samme feilmelding igjen, gi beskjed til per.gaustad@uib.no.

Signeringsoppdrag

Alle signatarer må ha gyldig fødselsnummer og status i Kontakt og Reservasjon Registret.

Feilmelding i loggen

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Klarte ikke å kø meldingen til levering. Vennligst sjekk verdiene og prøv på nytt: Alle signatarer må ha gyldig fødselsnummer og status i Kontakt og Reservasjon Registret.

Årsak

Én eller flere mottakere har reservert seg mot digital kommunikasjon fra det offentlige. Da er det ikke mulig å sende dem signeringsoppdrag.

Løsning

Dokumentasjonsforvalter

Sett journalposten i status R og gi beskjed til saksbehandler.

Saksbehandler

Én eller flere mottakere har reservert seg mot digital kommunikasjon fra det offentlige. Da er det ikke mulig å sende dem signeringsoppdrag. Vi har satt journalposten tilbake i status R.

Du har tre valg:

  1. Du kan be mottakeren om å opprette digital postkasse (her: https://www.norge.no/nb/velg-digital-postkasse#) og/eller fjerne en eventuell reservasjon mot digital kommunikasjon (her: https://brukerprofil.difi.no/minprofil#). Når hen har gjort det, kan du ekspedere brevet på nytt som signeringsoppdrag:

  2. Du kan ekspedere brevet som «generell digital forsendelse». Da mottar mottakeren brevet med posten. Husk å gjøre eventuelle endringer i brevet først, for eksempel legge til informasjon om at et dokument må returneres til UiB eller legge til et ekstra eksemplar av dokumentet. Dersom en godkjenningsrunde er tilknyttet brevet, må du ta kontakt med brukerstøtten (https://www.uib.no/foransatte/96107/brukerst%C3%B8tte#) for å få slettet den før du kan redigere dokumentet i journalposten. Men når alt dette er gjort, kan kan du ekspedere brevet på nytt som generell digital forsendelse:

  3. Du kan sende brevet på en annen måte, utenfor ephorte. Oppdater da forsendelsesmåte og velg forsendelsesstatus «sendt»:

signatureJobStatusChange Mislyktes: … Utløpt

Feilmelding i loggen

signatureJobStatusChange Mislyktes:Kari Nordmann Utløpt 18.07.2022 09:14:37,

Årsak

Én eller flere mottakere signerte ikke dokumentet innen fristen på 28 dager.

Det kan være med vilje, eller det kan være at vedkommende ikke har sett varselet: Når noen mottar et signeringsoppdrag, sendes som regel et varsel til e-postadressen personen er oppført med i kontakt- og reservasjonsregisteret. Men disse kontaktopplysningene er ikke alltid oppdatert.

Løsning

Dokumentasjonsforvalter

Sjekk om det finnes et nyere signeringsoppdrag i saken som erstatter dette. Legg i så fall til en merknad «Erstattet av annet signeringsoppdrag i samme sak.» og endre status til J.

Hvis ikke gi beskjed til saksbehandler.

Saksbehandler

Én eller flere mottakere signerte ikke dokumentet innen fristen på 28 dager.

Avklar med vedkommende om hen lot være å signere med vilje eller ikke.

Dersom mottakeren lot være å signere med vilje, legg til en merknad til journalposten og gi meg beskjed, slik at jeg kan journalføre brevet.

Dersom mottakeren fortsatt ønsker å signere dokumentet, ekspeder det på nytt som «signeringsoppdrag» og sørg for at mottakeren får informasjonen nedenfor. Slik ekspederer du det på nytt:

Informasjon til mottaker av signeringsoppdrag

Bokmål

Vi har sendt deg et dokument til signering.

Du skal få et varsel på e-post når du får et dokument til signering. Har du ikke fått noe varsel, må du kanskje oppdatere opplysningene dine i kontakt- og reservasjonsregisteret: https://eid.difi.no/nb/kontakt-og-reservasjonsregisteret.


Nynorsk

Vi har sendt deg et deg eit dokument til signering.

Du skal få eit varsel når du får eit dokument til signering. Har du ikkje fått noko varsel, må du kanskje oppdatere opplysingane dine i kontakt- og reservasjonsregisteret: https://eid.difi.no/nn/kontakt-og-reservasjonsregisteret.


Engelsk

We have sent you a document for signing.

You should get a notice when you receive documents for signing. If you haven’t received a notice, you may need to update your contact informasjon in the Common contact register: https://eid.difi.no/en/common-contact-register.

signatureJobStatusChange Mislyktes: … Avvist

Årsak

Én eller flere mottakere avviste signeringsoppdraget.

Løsning

Dokumentasjonsforvalter

Sjekk om det finnes et nyere signeringsoppdrag i saken som erstatter dette, eller er det noe annet som tyder på at signeringsoppdraget er overflødig. Legg i så fall til en merknad «Erstattet av annet signeringsoppdrag i samme sak.» eller lignende og endre status til J. Orienter saksbehandler ved behov.

Hvis ikke gi beskjed til saksbehandler og skriv en merknad i journalposten: «Har spurt saksbehandler om avvist signeringsoppdrag.»

Saksbehandler

Én eller flere mottakere har avvist signeringsoppdraget.

Vet du om vedkommende gjorde dette med vilje? Gi meg i så fall beskjed, slik at jeg kan journalføre brevet.

Dersom mottakeren likevel ønsker å signere dokumentet, ekspeder det på nytt som «signeringsoppdrag» og sørg for at mottakeren får «informasjon til mottaker av signeringsoppdrag». Slik ekspederer du det på nytt:

Trenger du å gjøre endringer i dokumentet før du ekspederer det på nytt, opprett en ny journalpost.

Dokumentet kan ikke overskride 3145728 bytes.

Feilmelding i loggen

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Klarte ikke å kø meldingen til levering. Vennligst sjekk verdiene og prøv på nytt: Dokumentet kan ikke overskride 3145728 bytes.

Årsak

Signeringsoppdrag kan ikke være større en 3 MB.

Løsning

Dokumentasjonsforvalter

Sett journalposten i status R og gi beskjed til saksbehandler.

NB: Dersom en godkjenningsrunde er tilknyttet brevet, må den slettes før dokumentet kan redigeres (i hvert fall i Elements).

Saksbehandler

Du må redusere størrelsen på signeringsoppdraget.

Dersom en godkjenningsrunde er tilknyttet brevet, må du ta kontakt med brukerstøtten (https://www.uib.no/foransatte/96107/brukerst%C3%B8tte#) for å få slettet den før du kan redigere dokumentet i journalposten. Når alt dette er gjort, kan kan du ekspedere brevet på nytt som signeringsoppdrag:

Andre feil

Ta kontakt med brukerstøtten.