Denne teksten beskriver stegene i en godkjenningsrunde i Elements og lenker til e-læringsvideoer for noen av stegene. Det er ingen fullstendig veiledning.

I menyen på denne nettsiden finner du en fullstendig veiledning for godkjenning i ephorte (nettklienten vi har hatt siden 2006).

Hvis ikke kan åpne lenkene til en veiledning på første forsøk, åpne dem i Edge.

NB: Dersom du bruker nynorsk eller engelsk brevmal, må du opprette brevet i ephorte. Ellers vil blant annet stillingstittel, navn på administrativ enhet og hjemmel ikke bli oversatt.

NB: Godkjenningsrunden ble forenklet etter en oppgradering i juni 2022. Før måtte saksbehandleren ferdigstille journalposten manuelt etter at den er godkjent. Nå skjer dette automatisk. Dermed blir interne notat (N, X) automatisk sendt når de er godkjent, mens utgående brev fortsatt må sendes (ekspederes). Les om endringen i operatørdelen eller selvbetjeningsportalen i UiBhjelp. Godkjenningsrunder som ble opprettet før 10. juni, er ikke berørt av denne endringen.

Oppsummering

Oppsummert er stegene i en godkjenningsrunde som følger:

1. Saksbehandleren sjekker at journalposten er klar for godkjenning,
2. Saksbehandleren sender journalposten på godkjenningsrunde.
3. Én eller flere godkjennere godkjenner journalposten.
4. Saksbehandleren kontrollerer godkjenningen(e) og endrer journalpoststatus til ferdig. Bortfaller etter oppgraderingen i juni 2022.

Deretter ekspederer saksbehandleren journalposten (dersom det er et utgående brev).

1 Sjekk at journalposten er klar for godkjenning

Forsikre deg om at …

• journalposten har status R (reservert).

  Du må ikke ha haket av for at dokumentet skal ferdigstilles, sist gang du sjekket det inn. I så fall må du endre journalpoststatusen tilbake til R.

  TODO: bilde fra Elements

• alle som trenger det, har tilgang til journalposten

  Godkjennere får automatisk tilgang. Men om andre også skal ha det, må du bruke en fast tilgangsgruppe eller opprette en ad hoc-tilgangsgruppe. Se avsnittet «Hvordan legge til tilgangsgruppe» nedenfor.

• journalposten ikke allerede har en godkjenningsrunde. I så må du slette den før du oppretter en ny.

2 Send på godkjenningsrunde og godkjenn journalposten.

Vi har e-læringsvideoer som viser godkjenning i Elements. Disse videoene viser hvordan:

1. saksbehandler sender på godkjenning fra journalposten
2. første godkjenner redigerer i dokumentet og godkjenner
3. siste godkjenner godkjenner og fullfører flyten
4. saksbehandler ekspederer godkjent brev
5. saksbehandler sender på godkjenning fra innsjekkingsboks
6. saksbehandler påfører ny godkjenner i flyten
7. første godkjenner avviser godkjenningen
8. saksbehandlers oppgave ved avvist godkjenning

3 Etter godkjenningsrunden

Dersom journalposten er et utgående brev, må saksbehandleren ekspedere det. Veiledningen for dette er her.

Spørsmål

Hvordan endre oppgaveansvarlig

Se veiledningen for godkjenning i ephorte.

Hvordan slette en arbeidsflyt

Se veiledningen for godkjenning i ephorte.

Hvordan legge til tilgangsgruppe

Fra «Hjelp» i Elements:

Gå frem på følgende måte for å legge en generell tilgangsgruppe på en sak eller journalpost:

1. Søk fram sak eller journalpost
2. I feltet «Tilgangsgruppe» skal du velge en tilgangsgruppe ved å skrive inn navn på gruppen eller ved å velge en fra nedtrekkslisten.

Gå frem på følgende måte for å opprette en ad hoc tilgangsgruppe på en sak eller journalpost:

1. Søk fram sak eller journalposten
2. Klikk på ledeteksten «Tilgangsgruppe»
3. Legg til medlemmer i gruppen
4. Klikk på medlem for å angi om de skal ha skriverettigheter

4 Spørsmål og tilbakemeldinger

Lurer du på noe om ephorte 6/Elements? Har du en tilbakemelding? Har du oppdaget en feil? Fortell oss gjerne om det ved å sende inn dette skjemaet.

Vi vil prøve å svare på alle henvendelser, og bruker tilbakemeldingene til å forbedre informasjonen til brukerne.

Er det en konkret brukerstøttehenvendelse? Ta kontakt med brukerstøtten.