Godkjenningsrunde i ephorte

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 20.06.2022

Denne veiledningen viser alle stegene i en godkjenningsrunde i ephorte. Godkjenningsrunde kan brukes for alle typer journalposter der noen skal gå god for innholdet, men brukes først og fremst for utgående brev (dokumenttype U) og interne notat (I, X). Dette er den eneste godkjenningsflyten i ephorte 6/Elements.

Dersom du bare skal godkjenne en journalpost, kan du gå rett til avsnittet «Godkjenn».

Hvis ikke kan åpne lenkene til en veiledning på første forsøk, åpne dem i Edge.

NB: Godkjenningsrunden ble forenklet etter en oppgradering i juni 2022. Før måtte saksbehandleren ferdigstille journalposten manuelt etter at den er godkjent. Nå skjer dette automatisk. Dermed blir interne notat (N, X) automatisk sendt når de er godkjent, mens utgående brev fortsatt må sendes (ekspederes). Les om endringen i operatørdelen eller selvbetjeningsportalen i UiBhjelp. Godkjenningsrunder som ble opprettet før 10. juni, er ikke berørt av denne endringen.

Oppsummering

Oppsummert er stegene i en godkjenningsrunde som følger:

  1. Saksbehandleren sjekker at journalposten er klar for godkjenning,
  2. Saksbehandleren sender journalposten på godkjenningsrunde.
  3. Én eller flere godkjennere godkjenner journalposten.
  4. Saksbehandleren kontrollerer godkjenningen(e) og endrer journalpoststatus til ferdig. Bortfaller etter oppgraderingen i juni 2022.

Deretter ekspederer saksbehandleren journalposten (dersom det er et utgående brev).

Se avsnittet «Oppbygning av en godkjenningsrunde» for hjelp til å forstå det du ser under «Dokumentflyt».

Hva som er nytt

For dem som hittil bare har brukt enkel godkjenning, er alt nytt. Denne godkjenningsflyten er erstattet av godkjenningsrunde.

NB: Særlig viktig er det at en journalpost med godkjenningsrunde ikke får status F i det den blir godkjent. Saksbehandleren må selv endre status (ferdigstille den) etter at godkjenningsrunden er fullført. Det vil si at et internt notat ikke blir sendt før saksbehandleren har gjort dette. Bortfaller etter oppgraderingen i juni 2022.

For dem som er vant med godkjenningsrunde, er det bare mindre endringer:

NB: Selv om du kan å bruke godkjenningsrunde fra før, er det viktig at du fra nå av gjennomfører stegene som beskrevet i denne veiledningen. Dersom du gjør det på en annen måte, kan det ha utilsiktede konsekvenser.

1 Sjekk at journalposten er klar for godkjenning

Forsikre deg om at …

NB: I redigeringsvinduet for journalposten skal du ikke skrive noe i feltet Godkjennes av.

2 Send på godkjenningsrunde

  1. Klikk på journalpostikonet slik at menyen for journalposten åpner seg. Velg Send på godkjenningsrunde.

    Et nytt vindu åpnes.

    NB: Angrer du? Klikk på Avbryt i dette vinduet. Ikke bare lukk det. I så fall må du fjerne godkjenningsrunden.

  2. Legg til én eller flere godkjennere (i den rekkefølgen de skal godkjenne brevet) og lagre.

NB: Noen personer har roller hos flere enheter. Hvis den forvalgte enheten ikke passer, klikk på forstørrelsesglasset bak kolonnen Saksbeh., søk opp godkjenneren og velg riktig enhet manuelt.

Som standard er det valgt «SEK - sekvensiell behandling» i menyen Behandlingsform. Da godkjenner godkjennerne journalposten i den rekkefølgen du legger dem til. Hvis det ikke spiller noen rolle hvilken rekkefølge de godkjenner den, endre behandlingsformen til «PAR - parallell behandling». Da får alle samtidig journalposten til godkjenning og godkjenningsrunden vil som regel gå raskere.

Resultatet slik ut (hvis det bare har én godkjenner). Godkjenningsrunder opprettet 11. juni 2022 eller senere har ikke lenger oppgaven «Kontroller godkjenning». Uansett: Journalposten er nå klar til godkjenning.

3 Godkjenn

  1. Velg venstremenyen Arbeidsflyt og søket Mottatte oppgaver.

    Nå vises alle oppgaver som du har mottatt (og som har status «aktivisert»). Når oppgavetittelen begynner med «Godkjenn:», er det en journalpost du skal godkjenne. (Journalposter du ikke har åpnet, har fet skrift.)

  2. Klikk på teksten i kolonnen Tittel/Innhold i en rad for å åpne denne journalposten.

    Journalposten vises.

    Den enkleste måten å utføre oppgaven på er å klikke på oppgaveikonet i søkeresultatene (se nedenfor).

    Og her kommer et triks det lønner å lære seg hvis du skal godkjenne noen journalposter: Du kan flytte musepekeren til linjen over teksten «Du er her» til musepekerikonet endrer seg til en linje mellom to piler. Trykk og hold nede museknappen og dra musepekeren nedover. Da følger hele skillelinjen med og du kan plutselig se både søkeresultatene og journalposten på én gang.

    Hvis du ikke lykkes å dra skillelinjen nedover på første forsøk (som i opptaket nedenfor), prøv igjen. Det lønner seg.

  3. Nå kan du nemlig inspisere journalposten så mye du vil i nedre del av vinduet, og når du er ferdig klikke på oppgaveikonet til venstre i raden med oppgaven i øvre del av vinduet og velge Utfør oppgave i menyen.

  4. Du får opp et nytt vindu og velger «godkjent»/«ikke godkjent» i rullegardinmenyen Beslutningskode. Du kan eventuelt skrive en kommentar. Så velger du Lagre.

Som godkjenner har du nå gjort det du skal.

4 Etter godkjenningsrunden

NB: Journalposter med en godkjenningsrunde opprettet før 11. juni 2022 må fortsatt ferdigstilles som før. Se et eget avsnitt om disse nedenfor.

I søket «JP-er med fullført arbeidsflyt» (under «Arbeidsflyter») finner du dine journalposter med en fullført arbeidsflyt (for eksempel en godkjenningsrunde) for den tidsperioden du velger (som standard 30 dager). Søket inneholder journalposter uavhengig av status. Når du for eksempel ekspederer et brev, vises det fortsatt i søket, men har nå endret status. Det er journalposter med status R og utgående brev med status F som krever en handling fra din side, jf. beskrivelsen av stasjonene ovenfor.

Søket viser ikke journalposter med en godkjenningsrunde opprettet før 11. juni 2022 som du må ferdigstille. Se et eget avsnitt om disse [nedenfor][#kontroller-og-ferdigstill].

Oppsummert: Som saksbehandler må du holde et øye med søket «JP-er med fullført arbeidsflyt» og handle som beskrevet ovenfor.

Litt mer om journalpoststatuser og søket «JP-er med fullført arbeidsflyt»

Andre relevante søk

Spørsmål

Hvordan endre oppgaveansvarlig

Det er en forutsetning at oppgaven ikke er utført.

For å endre oppgaveansvarlig for en oppgave hold musepekeren over oppgaveikonet (for oppgaven du vil endre), og velg Rediger oppgave. Endre verdien i feltet Saksbehandler (og eventuelt i feltet Adm.enhet dersom saksbehandleren tilhører en annen enhet). Du kan også la feltet Saksbehandler stå tomt dersom oppgaven skal være ufordelt. Velg Lagre.

Vi har ikke testet hvem som kan endre oppgaveansvarlig. Trolig kan en endre oppgaveansvarlig for oppgaver underordnet ens egne oppgaver (dvs. oppgaver en selv er oppgaveansvarlig for). Leder kan trolig endre oppgaveansvarlig ved sin egen administrative enhet.

Hvordan slette en arbeidsflyt

Du kan slette en arbeidflyt (som en godkjenningsrunde) du er oppgaveansvarlig for, hvis ingen oppgaver i den har status fullført, som på eksempelet nedenfor.

Hold musepekeren over ikonet til første oppgave og velg Slett.

Hvis oppgaven har oppgaver som er fullført og du trenger hjelp til å slette den, ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte

Hvis ingen oppgaver i godkjenningsrunden er fullført og du er oppgaveansvarlig

Brevet er nå klart til ekspedering.

Hvordan legge til tilgangsgruppe

Hvordan godkjenne dersom en selv er saksbehandler

Etter at du har opprettet godkjenningsrunden, gjør du som følger:

  1. Gå til gå rett til fanen «Dokumentflyt» (for journalposten), hold musepekeren over oppgaveikonet for selve godkjenningsoppgaven («Godkjenn») og velg «Utfør oppgave».

  2. I vinduet som kommer opp, velge beslutningskode «Godkjent». Kommenterer gjerne hvis du godkjenner for noen. Lagre.

  3. Hold musepekeren over oppgaveikonet for den øverste oppgaven og velg «Marker som fullført».

  4. Endre journalpoststatus til F.

  5. Ekspeder journalposten (hvis det er et utgående brev).

Hvordan kontrollere godkjenning og ferdigstille journalposter med godkjenningsrunde opprettet før 11. juli 2021 {#kontroller-og-ferdigstill}

Når alle godkjennere har utført sine oppgaver (det vil si har valgt «godkjent» eller «ikke godkjent»), er også oppgaven «Vent på godkjenning» fullført. Nå er det neste oppgave som er aktivisert: «Kontroller godkjenning», hvor saksbehandleren er oppgaveansvarlig.

Godkjenningsrunde (med én godkjenner) hvor alle godkjennere har utført sine oppgaver

Da blir oppgaven synlig i søket Mottatte oppgaver under Arbeidsflyt i venstremenyen. Oppgavetittelen begynner med «Kontroller godkjenning». Åpne journalposten ved å klikke på tittelen i kolonnen «Tittel/Innhold».

(Du kan nå bruke trikset beskrevet i avsnittet «Godkjenn» for å se både søkeresultatet og journalposten. Men fremgangsmåten ved godkjenning foregår i journalpostvisningen.)

Du må gjøre tre ting: kontrollere godkjenningsrunden, fullføre godkjenningsrunden og ferdigstille journalposten:

  1. I journalpostvisningen gå til fanen Dokumentflyt og kontroller at alle godkjennere har utført oppgaven sin med beslutningen «godkjent». Hvis ikke kan du ikke ekspedere brevet.

  2. Under fanen Dokumentflyt hold musepekeren over ikonet i den øverste raden i arbeidsflyten (bak hovedoppgaven «Godkjenningsrunde») og velg Marker som fullført.

    Nå har alle oppgavene i arbeidsflyten status «fullført». Godkjenningsrunden er dermed fullført.

  3. Klikk på journalpostikonet og velg Rediger.

  4. I vinduet som åpnes, endre Status ID (journalpoststatus) til «F - Ferdig» og velg Lagre.

Oppbygning av en godkjenningsrunde

Når du sender en journalpost på godkjenningsrunde, oppretter du en arbeidsflyt. Hovedoppgaven i arbeidflyten er heter «Godkjenningsrunde» og består av 3 deloppgaver (heretter bare «oppgaver»).

Den første oppgaven er «Vent på godkjenning». Den består i igjen av én eller flere oppgaver «Godkjenning», som utføres av de enkelte godkjennerne.

Andre og tredje oppgave – «Kontroller godkjenning» og «Oppdater status» – er kontrolloppgaver som saksbehandleren utfører etter godkjenning. Etter oppgraderingen i juni 2022 faller førstnevnte oppgave bort, mens sistnevnte skjer automatisk dersom alle har godkjent eller noen velger å ikke godkjenne.

Når du starter en godkjenningsrunde, har hovedoppgaven «Godkjenningsrunde» status «pågående». Det betyr at den har underordnede oppgaver som ikke er fullført. Det samme gjelder første oppgave («Vent på godkjenning»), som godkjenningsoppgavene er underordnet.

Godkjenningsrunde hvor status er fremhevet

Saksbehandleren (i dette tilfellet «TESTPEGA») er ansvarlig for hovedoppgaven («Godkjenningsrunde») og oppgaven «Vent på godkjenning». De enkelte godkjennerne er ansvarlig for sine oppgaver («Godkjenn»). I dette tilfellet er det bare én («PEGA»).

Godkjenningsrunde hvor oppgaveansvarlige er fremhevet

5 Spørsmål og tilbakemeldinger

Lurer du på noe om ephorte 6/Elements? Har du en tilbakemelding? Har du oppdaget en feil? Fortell oss gjerne om det ved å sende inn dette skjemaet.

Vi vil prøve å svare på alle henvendelser, og bruker tilbakemeldingene til å forbedre informasjonen til brukerne.

Er det en konkret brukerstøttehenvendelse? Ta kontakt med brukerstøtten.