Hvordan markere en utgående journalpost som ekspedert (sendt)
Seksjon for dokumentasjonsforvaltning
sist endret: 22.12.2020
Når en utgående journalpost har status E (ekspedert), betyr det at brevet er ekspedert (sendt).
Når du ekspederer et brev elektronisk i ePhorte, er det ePhorte som sender brevet og gir det status E.
Andre brev må ekspederes manuelt, utenfor ePhorte. Da må du selv bekrefte at du har ekspedert (sendt) brevet, slik at journalposten får status E.
De neste lysbildene viser deg hvordan du gjør det ved å sette forsendelsesmåte og -status Sendt.
- Finn journalposten og åpne journalpostvisningen.
- Åpne fanen Mottaker/Avsender.
- Klikk på ikonet foran mottakeren og velg Rediger.
Mottakervinduet åpnes.
- Velg forsendelsesmåten som passer best. (Det er som regel P - Manuell utskrift.)
- Velg forsendelsesstatus S - Sendt.
- Velg Lagre. … Og journalposten får status E! *
«… Og journalposten får status E! *»
* Det vil si: Dersom brevet har flere mottakere, må du sette forsendelsesmåte og -status for dem også.
Men da får journalposten status E.
Takk for at du tok deg tid til å gjøre dette!
Ta kontakt med oss dersom du støtte på problemer.
… Og gå til neste lysbilde for å lære om hvorfor man må markere utgående journalposter som ekspedert.
Hvorfor markere utgående journalposter som ekspedert?
Vi kommer på fire grunner.
1. Det er lovpålagt.
Alle utgående brev i ePhorte må registreres i offentlig journal. I offentlig journal er visse opplysninger lovpålagt. Blant annet når brevet ble ekspedert.
2. UiB må ha oversikt over når (og hvordan) brev ut er blitt sendt.
Dersom noen etterlyser er brev fra oss, hjelper det lite å si at journalposten ble ferdigstilt da og da eller journalført da og da. For …
3. Status F (ferdig) er ikke lik sendt.
En utgående journalpost en leder har godkjent, får status F, men er dermed ikke sendt. Også i andre tilfeller kan et brev ha status F uten at det er sendt. Kun status E (ekspedert) betyr at brevet er sendt.
4. Du sparer arkivarene (og deg selv) for ekstra arbeid.
Vi arkivarer trenger å vite om et brev faktisk er sendt, før vi journalfører det. Dersom det ikke er ekspedert, må vi som regel ta kontakt med saksbehandler for å finne ut av det.
Har du spørsmål?
Ring oss på tlf. 55 58 39 39 mellom 09:00 og 14:30.
Opprett en henvendelse på hjelp.uib.no:
Logg inn og velg Få hjelp. I nedtrekksmenyen for område velger du ePhorte og arkiv.
… Eller gå til oversikten over veiledninger.