Hvordan jobbe med flettefelt i brev (masseforsendelser)

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 24.03.2021

Skal du sende et brev til et stort antall mottakere hvor alt er likt bortsett fra noen ord eller tall? I stedet for å opprette en journalpost for hvert brev kan du bruke flettefelt til å sette inn verdiene til hver enkelt mottaker.

Flettefelt fungerer uavhengig av forsendelsesmåte. Du kan ekspedere brevet som digital post til noen og som e-post (fra ePhorte) til andre, se lenger nede.

Begrensninger

1 Opprett journalposten og legg til mottakerne

Dersom du skal ekspedere brevet som digital post, legger du til mottakere som beskrevet her.

1.1 Skal du mellomlagre mens du legger til mottakere?

Dersom du legger til alle mottakerne redigeringsvinduet for journalposten uten mellomlagring, og så velger Lagre og nytt dokument, vil de ha samme rekkefølge i Word-dokumentet.

Dersom du mellomlagrer underveis (legger til noen mottakere, velger Lagre i redigeringsvinduet, åpner det igjen og legger til flere mottakere), kan rekkefølgen endre seg. Men du slipper å måtte legge til alle mottakerne på nytt dersom du skulle få en feilmelding når omsider velger Lagre og nytt dokument.

2 Opprett dokumentet

Velg Lagre og nytt dokument i redigeringsvinduet for journalposten eller Nytt Tekstdokument > Nytt hoveddokument i menyen for journalposten og velg en dokumentmal. Den må ha støtte for flettefelt (noe alle standardmalene har).

⚠️ Dersom du legger til mottakere eller gjør andre endringer i mottakerlisten etter at du har opprettet dokumentet, må du flette dokumentet på nytt. Merk at alle endringer i flettefeltene da blir slettet!

Deretter åpner du menyen for dokumentet og velg Rediger tekstdokument. Dokumentet åpnes i Word.

3 Sett inn flettefelt

  1. Sett markøren i dokumentet der hvor du vil sette inn et flettefelt.

  2. Åpne fanen Mailings, velg Insert Merge Field og velg et navn i listen. Velg gjerne et av dem som begynner med «TS_». Ikke velg et som allerede er i bruk (som «Postnr»).

    Nedenfor har vi valgt TS_Beløp.

4 Sett inn verdiene som skal flettes inn i dokumentet.

  1. Velg Edit Recipient List i fanen Mailings. Da åpnes dette vinduet:

    Merge Mail Recipients-vinduet

    I listen ser du alle mottakerne og verdiene for de forskjellige flettefeltene.

  2. Klikk på filnavnet under Data Source, så velg så Edit for å fylle inn verdier. (Du kan ikke bare skrive inn verdier direkte i tabellen.)

    Da får du opp enda et vindu hvor du kan fylle inn verdier for en mottaker om gangen.

    Data Form-vinduet
  3. Fyll inn fletteverdien(e) for hver av mottakerne. Når du er ferdig, velg Close i dette vinduet og deretter OK i Merge Mail Recipients-vinduet.

4.1 Jeg har mange mottakere og en tabell med fletteverdier for hver mottaker. Finnes det en enklere måte?

Ja, om ikke akkurat en enkel en.

Denne fremgangsmåten forutsetter at tabellen inneholder navnene på mottakerne. Fødselsnummer er til ingen nytte siden de ikke er tilgjengelig i dokumentet du får fra ePhorte.

Nedenfor beskriver vi hvordan du gjør det i Excel, men det kan godt hende det finnes verktøy som vil være enklere å bruke.

Du går frem som følger:

  1. I Data Source-kolonnen i Merge Mail Recipients-vinduet finner du stien til filen som inneholder denne tabellen. Den ligger på samme sted som Word-dokumentet og har samme filnavn men med filendelsen «.rtf».

  2. Åpne mappen i Filutforsker (som regel kommer du rett til denne mappen ved å gå til stien %Temp%).

  3. Lukk «Merge Mail Recipients»-vinduet (ikke Word) før du åpner flettefilen.

  4. Åpne flettefilen i Word og bytt til Web Layout-visning

  5. Kopier feltene under MottakerNavn og lim dem inn i regnearket i Excel, fortrinnsvis rett ved siden av den kolonnen som skal sorteres.

  6. Opprett en egendefinert liste som består av disse navnene du kopierte over fra ePhorte, og sorter de opprinnelige kolonnene i regnearket i henhold til denne listen. Se denne veiledningen hos Microsoft.

  7. Du kan ta en formel til hjelp for å sjekke om verdiene i de enkelte cellene i kolonnen du sorterer, stemmer overens med dem i kolonnen du sorterer etter: =IF(INDIRECT("B" & ROW())=INDIRECT("C" & ROW()); "OK"; "?") (her med kolonne B og C).

    Excel gidder gjerne bare å sortere et visst antall av cellene etter den egendefinerte listen, og går så over til å sortere resten alfabetisk. Da kan du:

    1. Flytte denne første cellen som ikke ble sortert til riktig sted (og med forbauselse fastslå at den er helt identisk som en verdi i den egendefinerte listen).

      (Kanskje er det nok med bare steg 2 her, det har vi ikke prøvd.)

    2. Lage en ny egendefinert liste av de resterende cellene (i kolonnen du sorterer etter), og sortere de resterende verdiene på nytt.

      Å sortere etter en av de tidligere egendefinerte listene fungerer erfaringsmessig dessverre ikke. (Men dette er også en fin anledning til å slette de egendefinerte listene du har opprettet tidligere.)

    … Eller i stedet for denne fremgangsmåten bør du kanskje velge den som er bekskrevet her.

  8. Når du har sortert feltene i Excel slik at de har samme rekkefølge som de i flettefilen, markerer og kopierer du cellene med fletteverdiene som skal settes inn.

  9. Gå til den øverste raden (under overskriften) i flettefilen og lim inn det du kopierte. Så åpner du Paste Options (hurtigtast Ctrl) og velger Overwrite Cells (tredje valget fra venstre).

    Paste Options: Valget Overwrite Cells er det tredje fra venstre.

    Sjekk at riktige verdier er på riktig sted.

  10. Lagre og lukk (viktig) flettefilen. Velg deretter «Edit Recipient List» i Word og bekreft at verdiene er på plass (og på riktig sted).

5 Lagre og lukk dokumentet, marker det som ferdig.

⚠️ Ikke velg «Flett på nytt» etter dette! Da slettes alle endringene du nettopp gjorde.

Velg «Marker dokumentet som ferdig» når du får det valget.

6 Send brevet

Flettefelt fungerer uavhengig av forsendelsesmåte. Du kan ekspedere brevet som digital post til noen og som e-post (fra ePhorte) til andre.

Du kan endre forsendelsesmåte, men ikke endre navn på mottakere etter at du har fylt inn flettefelt. Da vil ikke brevet til vedkommende bli flettet riktig. Ta kontakt med arkivtjenesten dersom du trenger å endre adresseopplysninger. (Ikke flett dokumentet på nytt.)

Når du ekspederer digital post til innbyggere og virksomheter, bør du markere og ekspedere til ikke mer enn fire mottakere om gangen i ekspederingsvinduet, og så vente et minutt før du velger fire nye. Bare de 100 første mottakerne vises i ekspederingsvinduet. Men ved så mange mottakere hjelper vi deg med å sende brevet.

Arkivtjenesten hjelper deg med å ekspedere brev til mange mottakere (med eller uten flettefelt). Ta kontakt.