Spørsmål og svar om ephorte 6/Elements

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 15.03.2022

Spørsmål og svar om ephorte 6 og Elements. Se oversikt i innholdsfortegnelsen

Hvis ikke kan åpne lenkene til en veiledning på første forsøk, åpne dem i Edge.

Endringer

Hva har endret seg med oppgraderingen?

Større endringer

Mindre endringer

Venstremenyen blir annerledes. Endringene utføres dagene etter oppgraderingen.

Vi har bare endret søk som er felles for hele UiB. Du eller enheten din kan ha utdaterte søk.

I Elements kommer det et eget «dashboard» for lederrollen.

Se også avsnittet «Kjente feil» nedenfor.

Installasjon og oppsett

Hvordan installerer jeg ephorte/Elements?

Hvis du brukte ephorte før oppgraderingen, skal ephorte 6 og Elements allerede være installert. Sjekk om du har disse snarveiene i Start-menyen:

Snarveier til ephorte + Elements i Start-menyen

I så fall trenger du ikke å installere noe.

Har du ikke disse snarveiene, eller trenger du å installere ephorte og Elements på nytt, går du frem som følger:

  1. Åpne programvaresenter (Software Center)

  2. Finn «ephorte + Elements» og velg Installer.

    ephorte + Elements i programvaresenter

Du må starte Outlook på nytt for å kunne bruke Elements Outlook Plugin og Elements Drop

Har du spørsmål om installasjon, ta kontakt med BRITA.

Hvordan åpner jeg ephorte og Elements?

Bruk snarveiene i Start-menyen:

Snarveier til ephorte + Elements i Start-menyen

Med disse åpner du ephorte/Elements i nettleseren Edge. Du kan også lagre bokmerker til nettsidene i favoritter der.

Åpne alltid ephorte/Elements i Edge. De ikke er beregnet for Internet Explorer.

Bør jeg endre noen innstillinger?

Ja! Vi anbefaler fire små endringer:

Hvis du ikke vil åpne PDF-filer i nettleseren, må du også gjøre en tredje endring.

Unngå at ephorte-lenker fortsatt åpnes i Internet Explorer

Du må endre standard nettleser til Edge. Følg denne veiledningen. Har du spørsmål, ta kontakt med BRITA.

Eller gå til Innstillinger i Edge, så til Default Browser (i venstremenyen) og klikk på Make default under overskriften Default Browser

Endre innstillinger for nedlastinger i Edge

Ellers risikerer du å laste ned en hel del dokumenter du ikke vil eller bør lagre på datamaskinen din.

  1. Åpne Edge.

  2. Klikk på de tre linjene til høyre for adresselinjen, velg Innstillinger og så Nedlastinger. (Eller åpne nettsiden edge://settings/downloads#.)

  3. Skru bryteren for «Spør meg hva jeg vil gjøre med hver nedlasting».

  4. Skru av bryteren for «Åpne Office-filer i nettleseren?».

Nå får du spørsmål om du vil lagre eller åpne alle filer du åpner i ephorte.

Hvis du fortsatt ikke kan åpne et dokument i ephorte uten å velge hvor du vil lagre det

  1. Åpne Edge.

  2. Klikk på de tre linjene til høyre for adresselinjen, velg Innstillinger og så Nedlastinger. (Eller åpne nettsiden edge://settings/downloads#.)

  3. For instillingen Plassering velg Endre.

  4. I vinduet som åpnes, gå til This Computer > System (C:) > Users > [ditt brukernavn] > Downloads (eller tilsvarende på norsk). Velg deretter Velg mappe.

    Eventuelt kan du i adressefeltet i vinduet som vises, skrive inn %UserProfile%\Downloads trykke enter og velge Velg mappe.

Unngå at PDF-filer åpnes i en ny fane i nettleseren

Denne endringen kan du gjøre hvis du foretrekker at PDF-filer du klikker på i ephorte, skal åpnes i en PDF-leser (som Adobe Acrobat), ikke i en ny fane i nettleseren.

Gå til Innstillinger i Edge, så til Cookies and site permissions (i venstremenyen) og velg på PDF Documents og skru på bryteren for Always download PDF files.

NB: Dette fører til en feilmelding i Unit4: «PDF-leseren har blitt deaktivert i Microsoft Edge». Du må la være å endre innstillingen som beskrevet ovenfor eller åpne Unit4 i en annen nettleser.

Jeg kan ikke logge på ephorte/Elements

Finnes det et kursmiljø

Ja, ved hjelp av snarveiene kommer du til riktig miljø.

Merk at prod- og kursmiljøene i Elements nettklient ser like ut. Du kan for eksempel se i tittelen i fanen om du er i prod- eller kursmiljøet.

Om nettklienten Elements

Kva er Elements?

Elements er eit synonym for ephorte versjon 6, som UiB oppgraderte til i november 2021.

Elements er òg namnet på ein nettklient som me fekk då me oppgraderte, i tillegg til nettklienten me har hatt sidan 2006, som heiter ephorte.

Elements er òg namnet på verktøy (add-ins) for direkte arkivering frå Outlook, Word, Excel, PowerPoint og SharePoint/Teams.

Nettklientane ephorte og Elements er to grensesnitt til same arkiv. Det same gjeld verktøya for Outlook og så bortsetter. Ein kan bruke kvar av nettklientane og verktøya som ein ynskjer (med visse avgrensingar, sjå nedanfor).

Kva for ein nettklient bør eg bruke?

Dersom du er godt nøgd med ephorte og/eller ikkje har lyst til å lære eit nytt brukargrensesnitt, kan du halde fram med å bruke ephorte nettklient.

Dersom du ynskjer å ta i bruk eit meir moderne grensesnitt som gjer mange oppgåver enklare, og er førebudd på å bruke litt tid på å lære deg det, tilrår me at du prøver ut Elements nettklient.

Det er alltid mogeleg å bruke Elements til nokre oppgåver og ephorte til resten. Ein kan òg prøve ut Elements i ei periode og gå tilbake til å berre bruke ephorte.

Er det noko eg ikkje kan bruke Elements til?

Ikkje bruk Elements når du

Grunnen er at disse malene brukar makroar som Elements ikkje stør.

Det er likevel ikkje eit problem å bruke Elements i godkjenningsrundar for journalpostar med slike dokument.

Elles kjenner me ikkje til ting som fungerer i ephorte, men ikkje i Elements. Dersom du finn noko slikt, ver venlig å gje beskjed til oss.

Hvordan kommer jeg i gang med Elements?

Nesten alt du gjør i ephorte, kan du også gjøre i Elements. Men vær oppmerksom på begrensningene:

Ikkje bruk Elements når du

Grunnen er at disse malene brukar makroar som Elements ikkje stør.

Det er likevel ikkje eit problem å bruke Elements i godkjenningsrundar for journalpostar med slike dokument.

Se også «Kjente feil» nedenfor.

Hvilket opplæringstilbud finnes det for Elements ?

Opplæringstilbudet består per nå først og fremst av e-læringsvideoer. Senere vil vi også tilby kurs.

Vi anbefaler følgende:

  1. Gjennomfør e-læringskurset «Saksbehandling i Elements». Dette er et generelt innføringskurs for Elements som anbefales for alle, ikke bare for saksbehandlere. De andre kursene forutsetter at en har gjennomført dette.

  2. Har du en leder/saksfordeler-rolle, gjennomfør deretter e-læringskurset «Lederoppgaver i Elements».

Andre e-læringskurs:

Kjente feil

Elements nettklient er på engelsk

Hvis du er på startsiden (hvor du logger inn), prøv å laste den på nytt.

Hvis det ikke fungerer, kan du endre språk i menyen nede i vinduet.

Hvis du allerede er pålogget endrer du språk i venstremenyen.

Kan ikke hente fødselsnummer (Elements nettklient)

Knappen Hent fødselsnummer virker ikke. (Klikk på Ok for å lukke dette vinduet.)

Legg til mottakere i folke- eller enhetsregisteret ved å klikke på Til eller Kopi. Se hvordan i denne veiledningen.

Lenker åpnes ikke i den nettklienten jeg foretrekker

Når noen sender en lenke fra Elements, peker den til Elements. Når noen sender en lenke fra ephortre, peker den til ephorte. Det kan vi ikke gjøre noe med.

Jeg får ikke åpnet Word-filer/Office-dokument fra ephorte/Elements

Du må endre en innstilling for nedlastinger i Edge («Åpne Office-filer i nettleseren?»). Se avsnittet «Endre innstillinger for nedlastinger i Edge».

Dokument blir ikke sjekket inn

Når du bruker ephorte nettklient og redigerer et dokument, må du alltid velge Utfør i vinduet for innsjekking som vises.

Dette er en endring fra tidligere, da dokumenter automatisk ble sjekket inn i det man lukket dem.

Hvis dette vinduet ikke vises eller noe går galt, må du sjekke inn dokumentet manuelt: Høyreklikk på dokumentikonet og velg Sjekk inn dokument.

«ephortesetting.ForsendelsesMaaterPerson inneholder ikke …»

Du kan ignorere denne feilen. Den påvirker ikke ekspederingen.

Kan ikke redigere søk i venstremenyen (ephorte nettklient)

Dersom du skal redigere et søk i ephorte, kan du ikke høyreklikke på søkeikonet i venstremenyen og velge Rediger.

I stedet må du klikke på navnet på søket, og så klikke på samme ikon over søkeresultatene.

Kan ikke åpne et dokument fra ephorte uten å velge hvor jeg må lagre det

Se avsnittet «Hvis du fortsatt ikke kan åpne et dokument i ephorte uten å velge hvor du vil lagre det» ovenfor.

Ukjente feil

Dersom du finner noe slikt, vær så snill å gi beskjed til oss.

Spørsmål og tilbakemeldinger

Lurer du på noe om ephorte 6/Elements? Har du en tilbakemelding? Har du oppdaget en feil? Fortell oss gjerne om det ved å sende inn dette skjemaet.

Vi vil prøve å svare på alle henvendelser, og bruker tilbakemeldingene til å forbedre informasjonen til brukerne.

Er det en konkret brukerstøttehenvendelse? Ta kontakt med brukerstøtten.