Tilrettelegging – veiledninger for saksbehandlere

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 30.05.2021

Denne siden inneholder informasjon og veiledninger som gjelder saksbehandling av tilretteleggingssaker i ephorte. Se innholdsfortegnelse over eller til venstre.

Arkivering i ephorte

Hver student som har søkt tilrettelegging, har en sak for dette i ephorte. Når studenten bruker skjemaene, opprettes og gjenbrukes denne saken automatisk.

Dersom du oppretter en slik sak manuelt, må du følge veiledningen nedenfor.

NB: Dersom det finnes flere slike saker for samme person, fungerer skjemaene ikke. Derfor er det viktig at du alltid søker etter eksisterende saker (se veiledning) før du oppretter en selv (se veiledning).

All korrespondanse utenom rent praktiske avklaringer er journalføringspliktig og skal arkiveres i studentens tilretteleggingssak. Husk å legge til merknader med opplysninger av betydning for saken og andre som saksbehandler dem (se veiledning nedenfor).

Tilgangsgruppe for tilrettelegging

Tilgangsgruppen «Tilrettelegging» i ephorte er for dem som jobber med tilrettelegging, slik at de har tilgang til saker, journalposter og dokumentasjon på tvers av fakultetene.

Husk å bruke tilgangsgruppen når du oppretter en tilretteleggingssak i ephorte. Den vil da som standard bli satt for alle journalposter i saken.

Dersom du jobber med tilrettelegging, men ikke er medlem av tilgangsgruppen, be lederen din om å bestille tilgang til deg.

Hvordan skjemaene fungerer

Det finnes nå to tilretteleggingsskjema, det vanlige søknadsskjemaet hvor en velger vurderinger m.m. og tiltak fra lister, og et enkelt skjema som bare har et fritekstfelt og mulighet for opplasting av vedlegg. Her bestemmer saksbehandleren selv hva skjemaet skal hete og ved hvilken enhet det innsendte skjemaet skal arkiveres.

Felles for skjemaene er at de blir arkivert i studentens tilretteleggingssak. Dersom det ikke finnes noen, oppretter de en ny.

Vanlig søknadsskjema

På første side får innsenderen valget mellom å sende inn en søknad eller bare ettersende dokumentasjon. I det siste tilfellet klikker hen på en lenke til skjemaet for ettersending av dokumentasjon, som består av et fritekstfelt og en knapp for å laste opp vedlegg.

Skjemaet arkiverer én søknad per saksbehandlende enhet, det vil si

Lenker til skjemaet:

Forhåndsvisning

NB: Man kan ikke sende inn skjemaet med denne lenken.

Enkelt skjema

Ved hjelp av lenkegeneratoren kan du lage en lenke en lenke som peker til et enkelt skjema. Skjemaet har et fritekstfelt og mulighet for å laste opp vedlegg. Innsendte skjema arkiveres i tilretteleggingssaken for innsenderen av skjemaet. Når du lager lenken, velger du hva journalposten skal hete (dette blir også tittelen på skjemaet), og hvilken enhet den skal arkiveres hos.

Dette skjemaet kan for eksempel brukes for søknader (eller andre innsendinger) som gjelder et konkret tiltak (som er tilrettelegging), hvor søkeren vet hva det dreier seg om, og man ønsker at søknaden blir arkivert direkte hos enheten som skal saksbehandle den.

Men det kan også brukes til andre ting. Skjemaet for ettersending av dokumentasjon er laget med lenkegeneratoren. I den engelske versjonen er tittelen «Supporting dokumentation» og enheten det arkiveres hos, 2180 (studieavdelingen).

Lenken ser slik ut: https://digiforms.uib.no/ettersending/435/2180/InnsendingTilrettelegging/0/Submit+documentation&language=en_GB. Du finner igjen stedkoden og journalposttittelen i den.

Dette skjemaet ser slik ut:

Skjema for ettersending av dokumentasjon (engelsk)

Journalposten i tilretteleggingssaken ser slik ut:

Journalpost opprettet av ettersendingsskjema

Du kan for eksempel lage et tilsvarende skjema for din administrative enhet, dersom det er hensiktsmessig. (Bare husk å informere saksbehandlere ved andre enheter som kan ha nytte av å vite at studenten har sendt inn dokumentasjon.

NB: Dersom du selv åpner lenken i nettleseren, ser den slik ut: https://digiforms.uib.no/digiforms/htmlViewer?xsessiontag=1110982253. Denne lenken vil ikke fungere dersom du sender den til studenten. Du må sende lenken som faktisk inneholder 435 og stedkode (som i eksempelet ovenfor).

Les mer om lenkegeneratoren og universalskjemaet (som det enkle skjemaet er basert på).

Legg til merknader med opplysninger av betydning for saken og andre som saksbehandler dem

Pass på at det er saken (og ikke en journalpost) du skriver merknader til. Du skal være i saksvisningen, slik at det står Journalposter (ikke Dokumenter) til venstre for Merknader-fanen.

  1. Gå til fanen Merknader i saksvisningen, klikk på ikonet for fanen og velg Ny merknad.

  2. Skriv merknaden og lagre.

Bruk forfallsdatoer for mer oversiktlig saksbehandling

Både saksfordeler og saksbehandler kan sette forfallsdato. Det gir saksbehandlere bedre oversikt over når de må ha behandlet ferdig søknadene de har fått tildelt. Det gjør det også mer oversiktlig for andre saksbehandlere i samme sak, siden det gir dem en indikasjon på når de andre søknadene vil være behandlet.

  1. Klikk på journalpostikonet og velg Rediger.

  2. Skriv inn forfallsdato og velg Lagre.

  3. Journalposten vil nå vises med forfallsdato i saksbehandlerens oversikt over restanser (samt i oversiktsbildet for saken).

    !](uploads/20e9a9a0e5f15e063b021f2fb6593f50/sett-forfallsdato-3.png)

Hvordan søke etter eksisterende sak

  1. Åpne Avansert søk i ephorte.
  2. I rullegardinmenyen Søk etter velg Saksmapper/Mapper
  3. I feltet Tittel skriv «tilrettelegging» (uten anførselstegn)
  4. I feltet Ordningsverdi skriv studentens studentnummer. Ordningsprinsipp vil da som regel automatisk vise «SNR». Hvis ikke skriver du det inn manuelt.
  5. Velg Søk nå (eller trykk enter).

Bare dersom du ikke får noen treff, kan du opprette en ny sak.

Får du flere treff, ber vi deg gi beskjed til Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning (i UiBhjelp).

Hvordan opprette ny sak

  1. Søk etter eksisterende saker for å se om studente allerede har en en tilretteleggingssak.

  2. Velg Ny saksmappe i ephorte.

  3. I feltet Tittel skriv «Tilrettelegging - Fornavn Etternavn». Marker for- og etternavnet, høyreklikk og velg Merk tekst som skjermet.
    Du ser at den skjermede teksten blir rød.

  4. I fanen Klassering velg prinsipp Arkivnøkkel UiB og skriv inn «371» i feltet Ordn.verdi. Beskrivelse kommer da automatisk.

  5. I neste rad gjør du følgende:

  6. Klikk på fanen «Ansvarlig/tilgang»

  7. Fjern innholdet i feltet Saksansvarlig

  8. I feltet Tilgangskode skriv «ST».

  9. I feltet Tilgangsgruppe skriv «Tilrettelegging».

  10. Klikk Lagre.