Beredskapsplan UiB-ansatte i utlandet

Vedtatt av universitetsstyret 10.4.2014

1 Målgruppe

UiB-ansatte på tjenestereise, faglige reiser eller opphold i utlandet.

2 Varsling

Stilling/rolle

Navn

Telefon arbeid

Mobiltelefon

Tlf etter arbeidstid

3 Ansatte skal

3.1 På forhånd

• Informere nærmeste overordnede om/ha forhåndsgodkjent utenlandsreiser/utenlandsopphold
• Foreta reisebestilling og foretatt vurderinger i henhold til UiBs reisepolicy
• Vurdere forsikringsbehov
• Sørge for nødvendig vaksinering
• Alle ansatte oppfordres også til å registrere pårørendeinformasjon i personalsystemet PAGA

3.2 Under oppholdet

• Holde egen enhet oppdatert om adresse/e-postadresse/telefon
• Registrere seg ved stedlig norsk utenriksstasjon der dette anbefales
• Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner
• Ved feltarbeid: følge gjeldende feltinstrukser
• Holde seg orientert om forholdene i området man oppholder seg, og følge råd fra lokale myndigheter og evt. vertsuniversitetet

3.3 Ved behov for hjelp

Kontakt følgende i prioritert rekkefølge:

1. Lokalt politi, brannvesen og/eller ambulanse/lege der det er aktuelt. Dersom man ikke selv kan gjøre seg forstått, må man få tak i noen som kan fungere som tolk

2. Nærmeste norske utenriksstasjon

3. Nærmeste overordnede ved UiB, eller andre som kan videreformidle melding til denne

4. UiBs nødnummer +47 55 58 80 81 (er viderekoblet til vaktselskap som er informert om hvem som skal kontaktes videre)

3.4 Hvis man er utsatt for fare

• Følge råd og pålegg fra lokale styresmakter
• Kontakte nærmeste norske utenriksstasjon for råd om videre håndtering
• Så langt som mulig sørge for underretning av nærmeste overordnete
• Ringe UiBs nødnummer +47 55 58 80 81 (er viderekoblet til vaktselskap som er informert om hvem som skal kontaktes videre)

4 Aktuell leder skal ved informasjon om krisesituasjoner der UiB ansatte kan være involvert:

· Så langt som mulig kontakte involverte for å kartlegge om, og eventuelt i hvilken grad, de er berørt av krisen

· Vurdere om det er grunnlag for varsling av en beredskapssituasjon i henhold til UiBs sentrale beredskapsplan og eventuelle lokale beredskapsplaner.

· Følge opp involverte ansatte i henhold til punkt 5. i universitetets sentrale beredskapsplan

5 Universitetsdirektør

· Vurderer situasjonen, tar om nødvendig kontakt med stedlig norske utenriksstasjon og/eller kontaktperson ved eventuelt vertsuniversitetet

• Vurderer behov for mobilisering av beredskapsledelsen etter gjeldende prinsipper i universitetets sentrale beredskapsplan.

Dersom man blir kjent med en krisesituasjon der UiB ansatte kan være involvert og ikke oppnår kontakt med ansvarlig ledelse, benyttes UiBs nødnummer +47 55 58 80 81 (er viderekoblet til vaktselskap som er informert om hvem som skal kontaktes videre)