Arkivering av oppsigelsessaker fra selvbetjeningsportalen i ephorte

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 10.03.2022

Endringer fra tidligere versjoner av denne veiledningen

Innledning

Fagspesialister skal arkivere i ephorte alle oppsigelsessaker etter at de er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen.

Også saker hvor oppsigelser er blitt avslått, skal arkiveres i ephorte. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor leder aldri tar stilling til oppsigelsen, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon.

Dokumentet som skal arkiveres, er PDF-filen med oppsigelsen og merknader (eksportert fra selvbetjeningsportalen). Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten (se nedenfor).

Oppsummering av prosessen

  1. Den ansatte sender inn oppsigelsen i selvbetjeningsportalen.
  2. Fagspesialist kontrollerer oppsigelsen i selvbetjeningsportalen. Fagspesialisten kan avklare ting med den ansatte i selvbetjeningsportalen (som da blir blir til merknader til oppsigelsen).
  3. Leder godkjenner oppsigelsen i selvbetjeningsportalen. Den ansatte får beskjed på e-post.
  4. Fagspesialist henter ut et PDF-dokument med oppsigelsen fra selvbetjeningsportalen og importerer det til ephorte som et N-notat (midlertidig løsning).

Slik går du frem for å arkivere en oppsigelse i ephorte:

1 Bytt til rollen «Fagspesialist 2179»

For å kunne gjøre det som står nedenfor, må du være pålogget som «Fagspesialist 2179». Fagspesialister har fått denne rollen i stedet for «Saksbehandler 2179».

Ignorer at det står «Saksbehandler 2179» i noen skjermbilder nedenfor.

2 Sjekk om det allerede finnes en sak

  1. Velg «Standard søk» og klikk på ikonet med forstørrelsesglasset.
  2. Søk etter: Velg Saksmapper/Mapper.
  3. Tittel: Skriv inn «fornavn etternavn oppsigelse». Utelat eventuelle mellomnavn når du søker.

Dersom du får treff, sjekk om saken(e) gjelder samme arbeidsforhold. I så fall gjenbruker du den: Åpne saken og gå rett til steget for å opprette en journalpost.

Finner du ingen sak (for dette arbeidsforholdet), oppretter du en ny som beskrevet nedenfor.

3 Eventuelt: Opprett sak (personalmappe)

3.1 Åpne vinduet for å opprette en ny sak

Klikk på mappeikonet på verkøylinjen. (Dersom det ikke står «Ny saksmappe» i menyen til høyre, velger du det først.)

3.2 Fyll inn sakstittel og skjerm navnet

  1. Fyll inn sakstittel: Den har formatet «Etternavn, Fornavn Mellomnavn - Oppsigelse».
  2. Marker navnet til personen, høyreklikk og merk teksten som skjermet. Den blir da rød.

3.3 Velg arkivdel «PERSONAL»

Skriv «personal» i feltet for arkivdel hvis det ikke allerede står der.

3.4 Fyll inn klassering

Under fanen «Klassering» fyller du ut feltene som følger:

Første rad:

  1. Uoff: Hak av boksen. Ellers vises ansattnummeret i offentlig journal.
  2. Prinsipp: Velg «Ansattnummer» i menyen.
  3. Ordn.verdi: Kopier ansattnummeret fra selvbetjeningsportalen/SAP og lim det inn i kolonnen. Ikke utelat 0-tallet i begynnelsen. Det skal ha åtte siffer. Flytt markøren til neste kolonne.
  4. Beskrivelse: Som regel vil navnet automatisk dukke opp i kolonnen. Hvis ikke skriver du det inn selv. Rekkefølgen er fornavn mellomnavn etternavn.

Andre rad:

  1. Prinsipp: «Arkivnøkkel UiB» er forhåndsvalgt. La den stå.
  2. Ordn.verdi: Skriv «213». «Beskrivelse» fylles inn automatisk.

3.5 Fyll inn saksbehandlende enhet og tilgangskode

Stegene nedenfor beskriver den raskeste måten å sette verdiene på. Men du kan alltid klikke på forstørrelsesglasset til høyre for hvert av feltene for å søke blant tilgjengelige verdier.

Velg fanen «Ansvarlig/tilgang» og gjør følgende:

  1. Adm.enhet: Skriv inn den firesifrede stedkoden til den administrative enheten personen tilhører (eller den nærmeste overordnede enheten i ephorte, for eksempel avdeling dersom seksjonen ikke finnes), og gå til neste felt. Enhetsnavnet (og journalenhet) fylles inn automatisk.
  2. Saksansvarlig: Fjern innholdet i feltet. Saken skal være ufordelt.
  3. Tilgangskode: Skriv «p» og gå til neste felt. Navnet på tilgangskoden og hjemmel fylles inn automatisk.
  4. Hjemmel u.off: Slett innholdet, Skriv inn «p*» (p stjerne) og gå til neste felt. Da fylles hjemmelen «Personalmappe» inn automatisk.

3.6 Lagre

Velg «Lagre» øverst i vinduet. Saken opprettes og vises i hovedvinduet.

4 Opprett journalpost

Permisjonssøknaden skal arkiveres som en utgående journalpost (fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen.)

NB: Noen skjermbilder viser inngående journalpost, noen viser internt notat. Men det er utgående journalpost som er riktig.

Klikk på ikonet for saken, og velg «Ny journalpost», så «Ny utgående» i menyen.

4.1 Fyll inn metadata

Fyll ut feltene som følger:

  1. Innhold: Skriv «Oppsigelse med leders beslutning» (eller bare «Oppsigelse» hvis leder aldri tok stilling til den).
  2. Adm.enhet og Saksbehandler: Skal være henholdsvis 2179 og deg.
  3. Tilgangskode og Hjemmel u.off: Som regel vil det ikke være grunn til å skjerme en oppsigelse. Da fjerner du innholdet feltene for tilgangskode og for hjemmel. Men se unntakene nedenfor.
  4. Eksterne mottakere: Hak av for person og skriv inn navnet til den ansatte i feltet «Navn». De andre feltene lar du stå tomme.
  5. Interne mottakere:
    1. I første rad setter du inn koden til fakultet (eller HR-avdelingen dersom personen er ansatt i sentraladministrasjonen).
    2. I andre rad
      • haker du av for kopi
      • setter inn koden til den administrative enheten personen tilhører.
        Tilhører personen et fakultet eller HR-avdelingen, lar du denne raden stå tom.

Mange felt har et forstørrelsesglass på høyre side. Ved å klikke på det kan du søke opp mulige verdier som kan stå i det feltet.

Som regel vil det ikke være grunn til å skjerme en oppsigelse. Men i følgende tilfeller skal den ha en tilgangskode:

Dersom oppsigelsen inneholder fødselsnummer eller lignende:

Dersom oppsigelsen inneholder helseopplysninger:

Dersom oppsigelsen inneholder andre taushetsbelagte opplysninger (om personkonflikter, tjenesterelaterte reaksjoner eller lignende):

Se arkiwiki for mer om tilgangskoder og skjerming i ephorte.

Til slutt velger du «Lagre og nytt dokument».

4.2 Last opp dokumentet

NB: Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten (se nedenfor).

Dobbeltklikk på «Hent fil fra disk». Velg deretter filen du lagret fra selvbetjeningsportalen.

4.3 Legg til merknad om ekspedering

  1. Velg fanen «Merknad», klikk på ikonet foran fanenavnet og velg «Ny merknad»

Legg til en merknad hvor det står:

Dokumentet er blitt sendt fra selvbetjeningsportalen.

4.4 Ved behov: Legg til merknad med merknader som ikke er kommet med i PDF-dokumentet

Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten.

  1. Velg fanen «Merknad», klikk på ikonet foran fanenavnet og velg «Ny merknad»

  2. Lim inn resten av merknadene i selvbetjeningsportalen og velg «Lagre»:

4.5 Ferdigstill journalposten (merk den som ekspedert)

Klikk på ikonet for journalposten. Da åpnes redigeringsvinduet for journalposten.

Endre «Status ID» til «E - Ekspedert» og velg «Lagre» øverst i vinduet.

Ferdig!

Eldre rutiner